Microsoft Excel-ის დაფის შექმნა მოიცავს ინფორმაციის ამოღებას მრავალი წყაროდან, რათა შეძლოთ ამ მონაცემების ნახვა ერთ ადგილას. Excel გთავაზობთ ამის გაკეთების მრავალ გზას, რაც მას აქცევს ერთ-ერთ ყველაზე მძლავრ საინფორმაციო დაფის ინსტრუმენტს, რომლის გამოყენებაც შეგიძლიათ.
ამ სახელმძღვანელოში მოცემული ინფორმაცია ეხება Excel 2019, Excel 2016, Excel 2013, Excel 2010, Excel 2007 და Excel Mac-ისთვის.
რა არის Excel Dashboard?
მონაცემთა დაფა არის ინსტრუმენტი, რომელიც დაგეხმარებათ ვიზუალურად აკონტროლოთ და გაანალიზოთ თქვენთვის ყველაზე მნიშვნელოვანი მეტრიკა. თქვენ შეგიძლიათ გამოიყენოთ დაფა თქვენი ბიზნესის მუშაობის, წარმოების პროცესის ეფექტურობის ან გაყიდვების განყოფილების პერსონალის მუშაობის მონიტორინგისთვის.
მიუხედავად იმისა, თუ როგორ იყენებთ საინფორმაციო დაფას, კონცეფცია ყოველთვის ერთი და იგივეა: ფონური ცხრილები იზიდავს მონაცემებს ფაილებიდან, სერვისებიდან ან API კავშირებიდან მონაცემთა ბაზებთან და სხვა წყაროებთან. მთავარი ფურცელი აჩვენებს მონაცემებს ამ მრავალი ფურცლის ერთ ადგილას, სადაც შეგიძლიათ გადახედოთ ყველაფერს ერთი შეხედვით.
Excel-ში მონაცემთა დაფის ტიპიური ელემენტები მოიცავს:
- დიაგრამები
- გრაფიკები
- გაზომვები
- რუქები
შეგიძლიათ შექმნათ ორი ტიპის დაფა. საინფორმაციო დაფის მოხსენებისთვის, შეგიძლიათ შექმნათ სტატიკური დაფა სხვა ფურცლების მონაცემებიდან, რომლებიც შეგიძლიათ ვინმეს გაუგზავნოთ Word ან PowerPoint ანგარიშში. დინამიური საინფორმაციო დაფა შეიძლება ნახოს Excel-ში და ის განახლდება, როდესაც განახლდება მონაცემები სხვა ფურცლებზე.
მონაცემების შეტანა Excel-ის დაფაში
Excel-ის დაფის შექმნის პირველი ეტაპი არის მონაცემთა იმპორტი ცხრილებში სხვადასხვა წყაროდან.
Excel-ში მონაცემების იმპორტის პოტენციური წყაროებია:
- სხვა Excel სამუშაო წიგნის ფაილები
- ტექსტი, CSV, XML ან JSON ფაილები
- SQL მონაცემთა ბაზა
- Microsoft Access
- Azure Data Explorer
- ფეისბუქი და სხვა ვებ გვერდები
- ნებისმიერი სხვა მონაცემთა ბაზა, რომელიც მხარს უჭერს ODBC ან OLEDB
- ვებ წყაროები (ნებისმიერი ვებსაიტი, რომელიც შეიცავს მონაცემთა ცხრილებს)
მონაცემთა ამდენი პოტენციური წყაროთ, შესაძლებლობა იმისა, თუ რა მონაცემების შეტანა შეგიძლიათ Excel-ში სასარგებლო დაფების შესაქმნელად, შეუზღუდავია.
მონაცემთა წყაროს შემოტანა:
-
გახსენით Excel-ის ცარიელი სამუშაო ფურცელი. აირჩიეთ Data მენიუ და მიიღეთ მონაცემები ჩამოსაშლელი მენიუში აირჩიეთ თქვენთვის სასურველი მონაცემთა ტიპი და შემდეგ აირჩიეთ მონაცემთა წყარო.
Image -
დაათვალიერეთ ფაილი ან მონაცემთა სხვა წყარო, რომლის იმპორტი გსურთ და შეარჩიეთ იგი. აირჩიეთ იმპორტი.
Image -
თქვენ მიერ არჩეული მონაცემთა წყაროს ტიპიდან გამომდინარე, ნახავთ სხვადასხვა დიალოგურ ველს მონაცემების Excel-ის ფორმატში გადასაყვანად.
Image -
ფურცელი შეივსება გარე ფაილის ან მონაცემთა ბაზის ყველა მონაცემით.
Image -
მონაცემების განახლებისთვის ისე, რომ რეგულარულად ატვირთოს მონაცემთა გარე წყაროში განხორციელებული ცვლილებები, აირჩიეთ Refresh ხატულა მოთხოვნების მარჯვენა მხარეს და კავშირებისპანელი.
Image -
აირჩიეთ სამი წერტილი EDIT ბმულის გვერდით განახლების ფანჯრის ბოლოში და აირჩიეთ თვისებები..
Image -
დააკონფიგურირეთ მონაცემები, რათა განახლდეს მონაცემთა წყაროდან რეგულარული ინტერვალებით Refresh ყოველ xx წუთში დაყენებით იმ ინტერვალზე, რომელიც გსურთ მონაცემთა განახლება.
გარე წყაროებიდან მონაცემების განახლება სასარგებლოა, მაგრამ მას შეუძლია CPU-ს დრო დახარჯოს, თუ განახლების სიხშირე ძალიან გახშირდება. აირჩიეთ განახლების სიხშირე, რომელიც განაახლებს მონაცემებს იმდენჯერ, რამდენჯერაც ისინი იცვლება წყაროში, მაგრამ არა ისე ხშირად, რომ ყოველ ჯერზე მხოლოდ ერთსა და იმავე მონაცემებს დააკოპირებთ.
Image - გაიმეორეთ ზემოაღნიშნული პროცესი ახალ, ცალკეულ სამუშაო ფურცლებში, სანამ არ შეიტანთ ყველა მონაცემს, რომლის გამოყენებაც გსურთ თქვენს ახალ დაფაზე.
- და ბოლოს, შექმენით ახალი სამუშაო ფურცელი, განათავსეთ იგი, როგორც პირველი სამუშაო ფურცელი სამუშაო წიგნში და დაარქვით სახელი Dashboard.
როგორ შევქმნათ Excel Dashboard
ახლა, როდესაც თქვენ გაქვთ ყველა საჭირო მონაცემი თქვენს Excel-ის სამუშაო წიგნში და ყველა ეს მონაცემი ავტომატურად განახლდება, დროა შექმნათ თქვენი რეალურ დროში Excel-ის დაფა.
ქვემოთ მოცემული საინფორმაციო დაფა გამოიყენებს ამინდის მონაცემებს ვებსაიტებიდან მთელი ინტერნეტიდან.
ზოგჯერ, როდესაც თქვენ იმპორტირებთ მონაცემებს გარე წყაროებიდან, ვერ შეძლებთ იმპორტირებული მონაცემების დიაგრამას. ამის გამოსწორება არის ახალი ცხრილის შექმნა და თითოეულ უჯრედში აკრიფეთ =convert(და აირჩიეთ მონაცემები იმპორტირებული ცხრილიდან. ერთეულის პარამეტრებისთვის უბრალოდ აირჩიეთ იგივე პარამეტრები ადრე და შემდეგ. შეავსეთ მთელი ფურცელი იგივე ფუნქციით, რათა ყველა მონაცემი დაკოპირდეს ახალ ფურცელზე და გარდაიქმნას რიცხვებად, რომლებიც შეგიძლიათ გამოიყენოთ სხვადასხვა დიაგრამებში, რომლებსაც შექმნით თქვენი საინფორმაციო დაფისთვის.
-
შექმენით ზოლიანი დიაგრამა მონაცემთა ერთი წერტილის საჩვენებლად.მაგალითად, მიმდინარე ფარდობითი ტენიანობის საჩვენებლად (0-დან 100 პროცენტამდე), თქვენ შექმნით სვეტების დიაგრამას 0 პროცენტით, როგორც ყველაზე დაბალი წერტილით და 100 პროცენტით, როგორც უმაღლესი წერტილით. ჯერ აირჩიეთ Insert მენიუ და შემდეგ აირჩიეთ 2D კლასტერული სვეტი ზოლიანი დიაგრამა.
Image -
დიაგრამის დიზაინი მენიუში, Data ჯგუფიდან აირჩიეთ Select Data.
Image -
აირჩიეთ მონაცემთა წყარო ფანჯარა, რომელიც გამოჩნდება, დააწკაპუნეთ დიაგრამის მონაცემთა დიაპაზონი ველზე და შემდეგ აირჩიეთ უჯრედი მონაცემებში ელცხრილი, რომლის ჩვენებაც გსურთ ამ ზოლიანი გრაფიკით.
Image -
შეცვალეთ დიაგრამის სათაური, რათა შეესაბამებოდეს თქვენს მიერ ჩვენებულ მონაცემებს. განაახლეთ ღერძის საზღვრები 0-დან 100 პროცენტამდე. შემდეგ გადაიტანეთ დიაგრამა იმ ტირეზე, სადაც გსურთ მისი ჩვენება.
Image -
გაიმეორეთ ზემოთ მოცემული იგივე ნაბიჯები, რათა შექმნათ ზოლიანი დიაგრამები ნებისმიერი სხვა ცალკეული მონაცემთა წერტილისთვის, რომლის ჩაწერაც გსურთ. გააკეთეთ ღერძის დიაპაზონი მინიმალური და მაქსიმალური ამ გაზომვებისთვის. მაგალითად, კარგი ბარომეტრიული წნევის დიაპაზონი იქნება 28-დან 32-მდე.
მონაცემთა სწორი დიაპაზონის არჩევა მნიშვნელოვანია, რადგან თუ იყენებთ მხოლოდ ნაგულისხმევს, მასშტაბი შეიძლება იყოს ძალიან დიდი მონაცემებისთვის, რის გამოც ძირითადად ცარიელი ზოლიანი დიაგრამები რჩება. ამის ნაცვლად, შეინახეთ ღერძის შკალის მინიმალური და მაქსიმალური დასასრული თქვენი მონაცემების უკიდურეს შესაძლო მნიშვნელობებზე ოდნავ დაბალი და მაღალი.
Image -
შექმენით ხაზოვანი დიაგრამა მონაცემთა ტენდენციის საჩვენებლად. მაგალითად, თქვენი ადგილობრივი ტერიტორიის ადგილობრივი ტემპერატურის ისტორიის საჩვენებლად, თქვენ შექმნით ხაზოვან დიაგრამას, რომელიც მოიცავს მონაცემების ბოლო დღეებს, რომელთა იმპორტი შეგიძლიათ ამინდის ვებსაიტის ცხრილიდან.პირველ რიგში, აირჩიეთ ჩასმა მენიუში აირჩიეთ 2D ფართობი დიაგრამა.
Image -
დიაგრამის დიზაინი მენიუში, Data ჯგუფიდან აირჩიეთ Select Data.
Image -
აირჩიეთ მონაცემთა წყარო ფანჯარა, რომელიც გამოჩნდება, დააწკაპუნეთ დიაგრამის მონაცემთა დიაპაზონი ველზე და შემდეგ აირჩიეთ უჯრედები მონაცემებში ელცხრილი, რომლის ჩვენებაც გსურთ ამ ხაზოვანი დიაგრამით.
Image -
შეცვალეთ დიაგრამის სათაური, რათა შეესაბამებოდეს თქვენს მიერ გამოსახულ მონაცემებს და გადაიტანეთ დიაგრამა იმ ტირეში, სადაც გსურთ მისი ჩვენება.
დიაგრამები ძალიან მოქნილია მათი დაფაზე განთავსებისას. თქვენ შეგიძლიათ შეცვალოთ დიაგრამის ვიჯეტის მდებარეობა, ზომა და ფორმა. გამოიყენეთ ეს მოქნილობა ორგანიზებული დაფების შესაქმნელად, რომლებიც მომხმარებელს უმცირეს სივრცეში უამრავ ინფორმაციას მიაწვდიან.
Image -
შექმენით Textbox თქვენ მიერ იმპორტირებული ფურცლების სტრიქონების მონაცემების საჩვენებლად. მაგალითად, ამინდის გაფრთხილების განახლებების სანახავად თქვენს საინფორმაციო დაფაზე, მიაბაეთ ტექსტური ყუთის შინაარსი იმპორტირებულ მონაცემთა ფურცელში არსებულ უჯრედს. ამისათვის აირჩიეთ Insert მენიუ, აირჩიეთ ტექსტი და შემდეგ აირჩიეთ ტექსტური ყუთი
Image -
დაათავსეთ მაუსის კურსორი ფორმულის ველში, ჩაწერეთ =და შემდეგ აირჩიეთ უჯრედი იმპორტირებული მონაცემთა ცხრილში, რომელიც შეიცავს სტრიქონის მონაცემებს, რომლის ჩვენებაც გსურთ.
Image -
აირჩიეთ ტექსტური ყუთი და გამოიყენეთ Format Shape ფანჯარა მარჯვნივ თქვენს საინფორმაციო დაფაზე ტექსტის ჩვენების ზონის დასაფორმებლად.
Image -
შეგიძლიათ ასევე შეადაროთ ორი მონაცემთა წერტილი თქვენს იმპორტირებულ მონაცემთა ფურცლებში pie დიაგრამების გამოყენებით მაგალითად, შეიძლება დაგჭირდეთ ფარდობითი ტენიანობის ჩვენება ტორტი დიაგრამის სახით. პირველ რიგში, აირჩიეთ მონაცემები, რომელთა ჩვენებაც გსურთ და Insert მენიუში აირჩიეთ 2D Pie დიაგრამა.
წრიული დიაგრამები ადარებს ორ ან მეტ მნიშვნელობას. თუ თქვენ აჩვენებთ პროცენტს, როგორიცაა ფარდობითი ტენიანობა, შეიძლება დაგჭირდეთ ხელით შექმნათ სხვა უჯრედი, რომელიც გამოაკლებს ამ მნიშვნელობას 100%-დან მეორე მნიშვნელობის შესადარებლად. ეს გამოიწვევს ტორტის დიაგრამას, რომელიც აჩვენებს პროცენტულ მნიშვნელობას, როგორც მთლიანი შესაძლო 100 პროცენტის ნაწილს.
-
შეცვალეთ დიაგრამის სათაური ისე, რომ შეესაბამებოდეს თქვენს მიერ გამოსახულ მონაცემებს და შემდეგ გადაიტანეთ დიაგრამა ტირის იმ ზონაში, სადაც გსურთ მისი ჩვენება.
Image - სხვადასხვა მონაცემთა დიაგრამების ტიპების დამატება, შეგიძლიათ შექმნათ სასარგებლო დაფა, რომელიც აჩვენებს ყველა ტიპის მონაცემს ერთ მოსახერხებელ დაფაზე.
დაამატეთ ვიზუალური მიმართვა და კონტექსტი ფერით
თქვენს საინფორმაციო დაფაზე სიცხადის დამატების კიდევ ერთი გზაა თქვენი ზოლიანი დიაგრამების გრადიენტური შევსება, რომელიც ასახავს გამაფრთხილებელ ფერს, როგორიცაა წითელი, მონაცემების რეგიონებისთვის, რომლებიც შეიძლება არ იყოს კარგი.
მაგალითად, თუ გსურთ აჩვენოთ, რომ ფარდობითი ტენიანობა 75%-ზე მეტი არასასიამოვნოა, შეგიძლიათ შესაბამისად შეცვალოთ ერთი ზოლიანი დიაგრამის გრადიენტური შევსება. აი როგორ.
-
დააწკაპუნეთ მაუსის მარჯვენა ღილაკით ზოლიანი დიაგრამის გარე საზღვარზე და აირჩიეთ ჩარტის ზონის ფორმატი.
Image -
აირჩიეთ შევსება ხატულა ფორმატი დიაგრამის ფართობის პანელში და შეცვალეთ არჩევანი გრადიენტის შევსება..
Image -
აირჩიეთ თითოეული დონის ხატულა გრადიენტური შევსების ხაზის გასწვრივ და შეცვალეთ ფერი და სიბნელე იმის მიხედვით, თუ რამდენად "კარგი" ან "ცუდია" ეს დონე. ამ მაგალითში მაღალი ფარდობითი ტენიანობა ქრება მუქ წითლად.
Image - გაიმეორეთ ეს პროცესი თითოეული დიაგრამისთვის, სადაც დიაგრამაზე ფერის კონტექსტის დამატება აზრი აქვს ამ მონაცემთა წერტილისთვის.
როგორ განახლდება Excel-ის დაფები ავტომატურად
როგორც თქვენ შექმნით დაფის, თქვენ არაფრის გაკეთება არ გჭირდებათ გრაფიკის განახლებისთვის. ამ დიაგრამებისა და ვიჯეტების ყველა მონაცემი განახლდება შემდეგნაირად:
- ფურცლები იმპორტირებული მონაცემების განახლებით იმ თარიღით, რომელიც დააწესეთ მონაცემთა იმპორტის პირველად შექმნისას.
- ნებისმიერი დამატებითი ფურცელი, რომელიც შექმენით იმპორტირებული ფურცლების მონაცემების დასაფიქსირებლად ან გადაფორმატებისთვის, განახლდება ამ ფურცლების ახალი მონაცემებით.
- თქვენს საინფორმაციო დაფის თითოეული ვიჯეტი ავტომატურად განახლდება, რათა აჩვენოს ახალი მონაცემები ამ განახლებულ ფურცლებში იმ დიაპაზონებისთვის, რომლებიც არჩეული გაქვთ ამ დიაგრამების შექმნისას.
ეს განახლებები ხდება ავტომატურად, სანამ Excel ღიაა.
როგორ გამოვიყენოთ Excel Dashboards
Excel-ში დაფების შექმნა შეიძლება სასარგებლო იყოს მრავალი განსხვავებული მიზეზის გამო. თუმცა, მნიშვნელოვანია მათი შექმნა კონკრეტული საჭიროებიდან გამომდინარე, ვიდრე ერთი დაფის შექმნა, რომელიც ყველაფერს გააკეთებს.
მაგალითად, თუ თქვენ ხართ გაყიდვების მენეჯერი და გაინტერესებთ თქვენი გაყიდვების გუნდის მუშაობის მონიტორინგი, მაშინ გაყიდვების მენეჯერის დაფა უნდა იყოს ფოკუსირებული გაყიდვების შესრულებასთან დაკავშირებულ ძირითადი შესრულების ინდიკატორებზე (KPI).
ასეთი ტიპის საინფორმაციო დაფა არ უნდა შეიცავდეს ინფორმაციას, რომელიც არ არის დაკავშირებული გაყიდვების ეფექტურობასთან, წინააღმდეგ შემთხვევაში, დაფა შეიძლება ძალიან გადატვირთული იყოს. გადატვირთული საინფორმაციო დაფა უფრო ართულებს მონაცემთა კავშირებისა და მნიშვნელობის შაბლონების დანახვას.
სხვა მოსაზრებები დაფების აგებისას:
- გამოიყენეთ სწორი დიაგრამები სწორი მონაცემებისთვის.
- არ გამოიყენოთ ძალიან ბევრი ფერები საინფორმაციო დაფაზე.
- გაანაწილეთ დაფა მსგავსი მონაცემებით და დიაგრამების ტიპებით საერთო ბლოკებში.
- დარწმუნდით, რომ თითოეული დიაგრამა აჩვენებს მარტივ ლეიბლებს და არ არის ძალიან გადატვირთული.
- მოაწყეთ ვიჯეტები მნიშვნელობის იერარქიაში, ყველაზე მნიშვნელოვანი ინფორმაცია დაფის ზედა მარცხენა მხარეს.
- გამოიყენეთ პირობითი ფორმატირება, რათა დარწმუნდეთ, რომ როდესაც რიცხვები ცუდია, ისინი წითელია და როცა კარგია, ისინი მწვანე.
რაც მთავარია, გამოიყენე კრეატიულობა ინფორმაციული და საინტერესო დაფების შესაქმნელად.
