მიუხედავად ონლაინ კომუნიკაციის მეთოდების გავრცელების მიუხედავად, ელ.ფოსტა რჩება ყველაზე პოპულარულად, 2019 წელს ყოველდღიურად იგზავნება თითქმის 300 მილიარდი ელ. ელ. დაიცავით ელექტრონული ფოსტის ეტიკეტის წესები.
გადახედეთ თქვენს შეტყობინებას გაგზავნამდე
მას შემდეგ რაც შეიყვანთ თქვენი მიმღებების მისამართებს, შექმენით შესაბამისი სათაური, დაწერეთ თქვენი შეტყობინება და დაურთოთ რამდენიმე დამხმარე დოკუმენტი, დაბრუნდით და დარწმუნდით, რომ ყველაფერი სწორად გააკეთეთ:
- გადახედე შეტყობინება. რამე გაუგებარია? არის თუ არა რაიმე გრამატიკული შეცდომა ან ბეჭდური შეცდომა? ყველაფერი თქვი რისი თქმაც გინდოდა?
- შეამოწმეთ თქვენი წყაროები. გარე წყაროს ბმული აზუსტებს თქვენს მნიშვნელობას? დაეხმარებოდა თუ არა ბმული თქვენს მიმღებს ვებსაიტის სწრაფად პოვნაში?
- შეხედეთ მიმღებთა სახელებს. დაგავიწყდათ მნიშვნელოვანი ადამიანი, რომელსაც გზავნილის ნახვა სჭირდება? დაამატე ვინმე, ვინც არ უნდა ნახოს შეტყობინება?
- შეხედეთ თქვენს მისამართს. თუ თქვენ გაქვთ ერთზე მეტი, დარწმუნდით, რომ გაგზავნეთ შეტყობინება შეტყობინების მიზნისთვის ყველაზე შესაფერისი მესიჯიდან.
- დასაზღვრეთ შეტყობინების პრიორიტეტი. საჭიროა თუ არა გზავნილის მონიშვნა, როგორც მნიშვნელოვანი?
- დაამატე დამხმარე დოკუმენტები. დაგავიწყდათ დანართები?
ყოველთვის არ უპასუხო ყველას
თქვენ უნდა იცოდეთ როდის და როდის არ უპასუხოთ ყველას ჯგუფურ წერილებს. თუ ყველამ თავდაპირველ ელფოსტაში (ის, რომელსაც თქვენ პასუხობთ) უნდა იცოდეს, რა უნდა თქვათ, გამოიყენეთ პასუხი ყველას.
მაგალითად, პირი A გიგზავნით ელფოსტას თქვენ და პირს B, რათა გამოთქვან იდეები იმის შესახებ, თუ როგორ უნდა აღვნიშნოთ თქვენი უფროსის 10 წლის იუბილე კომპანიაში. თქვენი პასუხი აქტუალურია როგორც A, ასევე B ადამიანისთვის, ამიტომ გამოიყენეთ პასუხი ყველასთვის ორივესთვის პასუხის გასაცემად.
თუ ვინმე გამოგიგზავნით წვეულების მოსაწვევს ელფოსტით თქვენ და 20 სხვა მეგობარს, თქვენი პასუხი არ არის რელევანტური ფოსტის სხვა მიმღებებისთვის, ამიტომ გამოიყენეთ Reply პასუხის გასაგზავნად მხოლოდ თავდაპირველ გამგზავნთან.
დაწერეთ ეფექტური თემის ხაზები
კარგი ელ.ფოსტის თემის დაწერის გასაღები არის იმის უზრუნველყოფა, რომ ის მოკლედ ასახავს თქვენი შეტყობინების არსს. აქ არის რამდენიმე მაგალითი:
- გაყიდვების შეხვედრა შეიცვალა 3:00 საათზე
- მოწვევა ჰელოუინის წვეულებაზე
- ვებგვერდის ტექსტის ვერსიები
- ამ კვირის საუკეთესო 20 ვიდეო არჩევანი
- თქვენი ახალი წევრობის დეტალები
- თქვენი შეხვედრის დადასტურება
- მოთხოვნა ფონდის მოზიდვის ღონისძიების მოხალისეებისთვის
სათაურის ხაზები უფრო ეფექტური რომ გახადოთ, ჩართეთ ქმედება, რომელიც გსურთ, რომ განახორციელონ მიმღებებმა, როგორიცაა:
- მოწვევა ჰელოუინის წვეულებაზე - პასუხი 11 მაისამდე
- ვებგვერდის ტექსტის რევიზია - საჭიროა დამტკიცება სამშაბათამდე
ბოლო ხაზი
როდესაც გადააგზავნით ელფოსტის შეტყობინებას სხვისგან, აუხსენით ახალ მიმღებს, რატომ აკეთებთ ამას და როგორ ელით მათ სარგებელს. მაგალითად, ვთქვათ, კლიენტი ჯეი გიგზავნის შეკითხვას და თქვენ არ იცით პასუხი. გაუგზავნეთ შეტყობინება თქვენს კოლეგას, სარას, ჩანაწერით: "სარა, ჯეის სურს იცოდეს ჩვენი პორტალზე შესვლის პროცესი მისი მობილური მოწყობილობიდან. დეტალებისთვის იხილეთ ქვემოთ. შეგიძლიათ დაგეხმაროთ?"
ახსნა რატომ CC
თუ ვინმეს ელ.ფოსტის შეტყობინებაში ჩაწერეთ, აუხსენით მთავარ მიმღებს, რომ ამას აკეთებთ და რატომ. მაგალითად, ვთქვათ, ჯენას სურს შეუერთდეს თქვენს წიგნების კლუბს და თქვენ უგზავნით მას ინფორმაციას ამის შესახებ. თქვენ ჩაწერთ წიგნის კლუბის ლიდერს, ენს, და მისწერდით ჯენას: „მე ვეუბნები ჩვენს ლიდერს, ენს, რათა მან დაინახოს რას გიგზავნი და შეავსოს ყველაფერი, რაც შეიძლება გამოვტოვო.როდესაც თქვენ იყენებთ ამ პროცესს, ენმა ასევე იცის, რატომ იღებს შეტყობინების ასლს.
ბოლო ხაზი
ელფოსტის შეტყობინებები შეიძლება დაიკარგოს ფოსტაში ან სპამის ფილტრში. თავაზიანობის მიზნით, განსაკუთრებით მნიშვნელოვანი შეტყობინებების შემთხვევაში (როგორიცაა დანართებით ან ვადებთან დაკავშირებული), დაწერეთ მოკლე შენიშვნა, რათა გამგზავნს აცნობოთ მათი ელფოსტის მიღება. მაგალითად, თუ თქვენი უფროსი გამოგიგზავნით ახალ პროექტს სამუშაოდ, უპასუხეთ: "გამიგე, ხვალ დავიწყებ."
გამოიყენეთ აკრონიმები ზომიერად
ყველამ არ იცის ყველა აკრონიმი, ამიტომ გამოიყენეთ რაც შეიძლება ნაკლები და მხოლოდ მაშინ, როდესაც დარწმუნებული ხართ, რომ მიმღებმა იცის რას გულისხმობენ. არსებობს რამდენიმე აკრონიმი, რომლებიც ჩვეულებრივ გამოიყენება ბიზნეს ელ.წერილში. აქ არის რამდენიმე:
- ASAP: რაც შეიძლება მალე
- BTW: სხვათა შორის
- EOD: დღის დასასრული
- EOM: შეტყობინების დასასრული (როგორც წესი, გამოიყენება სათაურის ხაზში, რათა მიუთითებდეს, რომ ელფოსტის ტექსტი არ არსებობს)
- EOW: კვირის ბოლოს
- FYI: თქვენი ინფორმაციისთვის
- IMO: ჩემი აზრით
- OOO: ოფისის გარეთ
- Y/N: დიახ ან არა
ბოლო ხაზი
რადგან არ გესმით სახის გამომეტყველების კონტექსტი და ხმის ტემბრი ელფოსტაში, ეს არ არის კარგი საშუალება სარკაზმის ან იუმორის გამოხატვისთვის, განსაკუთრებით მიმღებებთან, რომლებსაც კარგად არ იცნობთ. გამოხატეთ თქვენი მესიჯი მარტივად და პირდაპირ, ყოველ შემთხვევაში, სანამ უკეთ გაიცნობთ ადრესატს. თუ ნამდვილად ვერ იკავებთ თავს, ჩადეთ მომღიმარი ან სიცილის სმაილიკი, რათა აჩვენოთ, რომ ხუმრობთ.
აირჩიეთ შესაბამისი დასასრული
ზოგჯერ ძნელია იცოდე როგორ დაასრულო ელ.წერილი. აქ მოცემულია რამდენიმე წინადადება, სიტუაციიდან გამომდინარე:
- მადლობა ან დიდი მადლობა: თუ თქვენ ითხოვთ დახმარებას.
- სიყვარული ან ჩახუტება: თუ მიმღები მეგობარი ან ოჯახის წევრია.
- გახარება ან საუკეთესო: თუ მიმღები ჩვეულებრივი ნაცნობია.
- პატივისცემით: თუ თქვენი შეტყობინება ფორმალურია.
- საუკეთესო პატივისცემით ან კეთილი პატივისცემით: თუ გსურთ შეინარჩუნოთ ფორმალური ბიზნეს ტონი.
