მონაცემების სწორად შეყვანა ელცხრილში პირველად თავიდან აიცილებს პრობლემებს მოგვიანებით და აადვილებს Excel-ის მრავალი ხელსაწყოსა და ფუნქციის გამოყენებას, როგორიცაა ფორმულები და დიაგრამები. ეს სახელმძღვანელო მოიცავს მონაცემთა ცხრილების პროგრამებში შეყვანის ძირითად საშუალებებს, როგორიცაა Excel, Google Sheets და Open Office Calc.
ამ სტატიაში მოცემული ინსტრუქციები ვრცელდება Excel 2019, 2016, 2013, 2010; Excel Mac-ისთვის, Excel Microsoft 365-ისთვის და Excel Online.
Excel მონაცემთა შეყვანის მიმოხილვა
Excel-ის სამუშაო ფურცლები არის ძლიერი ანალიტიკური ინსტრუმენტები, რომლებიც ინახავს დიდი რაოდენობით მონაცემებს. დარწმუნდით, რომ თქვენი მონაცემები სწორად არის ნაჩვენები და გაანალიზებული Excel-ის საუკეთესო პრაქტიკის გამოყენებით მონაცემთა შეყვანისთვის.
ეს არის ყველაზე მნიშვნელოვანი და არ უნდა გახსოვდეთ Excel-ის გამოყენებისას:
- გააკეთე დაგეგმე შენი ცხრილი.
- ნუ არ დატოვოთ ცარიელი რიგები ან სვეტები დაკავშირებული მონაცემების შეყვანისას.
- გააკეთე დაზოგე ხშირად და დაზოგე ორ ადგილას.
- ნუ არ გამოიყენოთ რიცხვები, როგორც სვეტის სათაურები და ნუ შეიცავთ ერთეულებს მონაცემებთან ერთად.
- Do გამოიყენეთ უჯრედების მითითებები და დასახელებული დიაპაზონები ფორმულებში.
- არ დატოვოთ ფორმულების შემცველი უჯრედები განბლოკილი.
- შეასრულეთ დაალაგეთ თქვენი მონაცემები.
დაგეგმეთ თქვენი ელცხრილი
Excel-ში მონაცემების შეყვანისას, კარგი იდეაა დაგეგმოთ აკრეფის დაწყებამდე. გადაწყვიტეთ როგორ იქნება გამოყენებული სამუშაო ფურცელი, რა მონაცემებს შეიცავს იგი და რა მოხდება ამ მონაცემებით. ეს გადაწყვეტილებები მნიშვნელოვნად მოქმედებს სამუშაო ფურცლის საბოლოო განლაგებაზე.
აკრეფამდე დაგეგმვა დაზოგავს დროს მოგვიანებით, თუ ელცხრილის რეორგანიზაცია საჭიროა, რათა ის უფრო ეფექტური გახდეს.
აქ არის რამდენიმე პუნქტი, რომელიც გასათვალისწინებელია თქვენი Excel სამუშაო წიგნების დაგეგმვისას:
- რა არის ელცხრილის მიზანი?
- რამდენ მონაცემს დაიტევს ცხრილი?
- აუცილებელია დიაგრამები?
- დაიბეჭდება ელცხრილი?
ბოლო ხაზი
ელცხრილის დანიშნულება განსაზღვრავს მონაცემთა მდებარეობას, რადგან ყველაზე კრიტიკული ინფორმაცია უნდა იყოს ხილული და ადვილად ხელმისაწვდომი. თუ თქვენი მონაცემები საჭიროებს გამოთვლებს, გამოთვლები განსაზღვრავს რომელი ფორმულები და ფუნქციებია საჭირო და სად უნდა შეიყვანოთ ფორმულები.
რამდენ მონაცემს ინახავს ელცხრილი?
მონაცემების რაოდენობა, რომელიც თავდაპირველად შეინახება ელცხრილში და რამდენი დაემატება მას მოგვიანებით, განსაზღვრავს სამუშაო ფურცლების რაოდენობას, რომლებიც დაგჭირდებათ სამუშაო წიგნისთვის.
აქ არის რამდენიმე რჩევა:
- არ გაავრცელოთ თქვენი მონაცემები ზედმეტად. როდესაც მონაცემები შეიცავს რამდენიმე სამუშაო ფურცელში, კონკრეტული ინფორმაციის მოძიება შეიძლება რთული იყოს. ასევე, გამოთვლები, რომლებიც მოიცავს რამდენიმე სამუშაო ფურცელს ან სამუშაო წიგნს, გავლენას ახდენს Excel-ის მუშაობაზე.
- დიდი სამუშაო ფურცლებისთვის, აჩვენეთ სვეტების მნიშვნელოვანი ჯამები სვეტების სათაურების ზემოთ და არა სამუშაო ფურცლის ბოლოში, რათა სწრაფად იპოვოთ შემაჯამებელი ინფორმაცია.
საჭიროა დიაგრამები?
თუ მონაცემების მთელი ან ნაწილი გამოყენებული იქნება დიაგრამაში ან დიაგრამებში, ამან შეიძლება გავლენა მოახდინოს ინფორმაციის განლაგებაზე.
მიჰყევით ამ საუკეთესო პრაქტიკებს დიაგრამების გამოყენებისას:
- დიაგრამის ტიპის მიხედვით, შეიძლება საჭირო გახდეს მონაცემების სხვაგვარად დაჯგუფება. მაგალითად, შექმენით შემაჯამებელი არე ტორტი დიაგრამებისთვის.
- დიდი ცხრილებისთვის გადაიტანეთ დიაგრამები ცალკეულ გვერდებზე, რათა სამუშაო ფურცლები არ იყოს გადატვირთული მონაცემებით და სურათებით.
დაიბეჭდება ცხრილი?
როგორ აწყობთ მონაცემებს, დამოკიდებულია იმაზე, თუ როგორ დაიბეჭდება მონაცემები. დაიბეჭდება ყველა მონაცემი თუ მხოლოდ ზოგიერთი მონაცემი? მონაცემები დაიბეჭდება პორტრეტით თუ ლანდშაფტის განლაგებით?
სამუშაო ფურცლების დაბეჭდვისას გაითვალისწინეთ ეს რჩევები:
- თუ სამუშაო ფურცელი იბეჭდება პორტრეტული ხედის გამოყენებით ასოს ზომის ქაღალდზე (8,5" x 11"), მოათავსეთ მონაცემების უმეტესი ნაწილი რიგებში რამდენიმე სვეტის ქვეშ. ამ გზით, სათაურები ჩანს ერთ ფურცელზე.
- თუ სამუშაო ფურცელი იბეჭდება მრავალ ფურცელზე, დაბეჭდეთ სვეტების სათაურები ყოველი გვერდის ზედა ნაწილში. სვეტების სათაურები იძლევა მონაცემების მიმოხილვას და ხდის მონაცემებს უფრო ხელმისაწვდომს და ადვილად წასაკითხს.
- თუ მონაცემების რამდენიმე სვეტი იბეჭდება, გამოიყენეთ ლანდშაფტის განლაგება ყველა სათაურის ერთ გვერდზე შესანახად. ისევ, თუ საჭიროა რამდენიმე ფურცელი, ამობეჭდეთ სვეტების სათაურები ყოველი გვერდის ზედა ნაწილში.
- თუ სამუშაო ფურცელი შეიცავს დიაგრამებს, სამუშაო წიგნის დაბეჭდვამდე გადაიტანეთ დიაგრამები ცალკე ფურცელზე.
არ დატოვოთ ცარიელი რიგები ან სვეტები დაკავშირებული მონაცემების შეყვანისას
ცარიელი რიგები ან სვეტები მონაცემთა ცხრილებში ან მონაცემთა შესაბამის დიაპაზონში ართულებს Excel-ის რამდენიმე ფუნქციის სწორად გამოყენებას, როგორიცაა დიაგრამები, კრებსითი ცხრილები და კონკრეტული ფუნქციები.
მწკრივის ან სვეტის ცარიელი უჯრედებიც კი, რომლებიც შეიცავს მონაცემებს, შეიძლება გამოიწვიოს პრობლემები, როგორც ეს ნაჩვენებია ქვემოთ მოცემულ სურათზე.
ცარიელი ადგილების არარსებობა ეხმარება Excel-ს აღმოაჩინოს და შეარჩიოს დაკავშირებული მონაცემები, როდესაც იყენებს სხვადასხვა ფუნქციებს, როგორიცაა დახარისხება, ფილტრაცია ან ავტომატური ჯამი.
როდესაც გსურთ მონაცემების დაშლა წაკითხვის გასაადვილებლად, გამოიყენეთ საზღვრები ან დაფორმატეთ სათაურები და ლეიბლები. გამოიყენეთ ვიზუალური ნიშნები, როგორიცაა თამამი ტექსტი, ხაზები და უჯრედის ფერი მონაცემების გამოსაყოფად და ხაზგასასმელად.
მიჰყევით ამ რჩევებს მწკრივებში და სვეტებში მონაცემებთან მუშაობისას:
- დაათავსეთ აღწერითი სათაური ცხრილის პირველი სვეტის ზედა ნაწილში, მის ქვემოთ მოცემული მონაცემებით.
- თუ მონაცემთა ერთზე მეტი სერიაა, ჩამოთვალეთ ისინი ერთმანეთის მიყოლებით სვეტებში (მარცხნიდან მარჯვნივ) თითოეული მონაცემთა სერიის სათაურით ზემოთ.
ბოლო ხაზი
მიუხედავად იმისა, რომ დაკავშირებული მონაცემების ერთად შენახვა აუცილებელია, ასევე სასარგებლოა მონაცემთა შეუსაბამო დიაპაზონების გამოყოფა. დატოვეთ ცარიელი სვეტები ან რიგები მონაცემთა სხვადასხვა დიაპაზონს შორის ან სხვა მონაცემებს შორის სამუშაო ფურცელზე, რათა Excel-მა შეარჩიოს სწორი დაკავშირებული დიაპაზონები ან მონაცემთა ცხრილები.
შეაგროვეთ ხშირად
თქვენი სამუშაოს ხშირად შენახვის მნიშვნელობა არ შეიძლება გადაჭარბებული იყოს ან ძალიან ხშირად თქვა. თუ იყენებთ ვებზე დაფუძნებულ ცხრილებს, როგორიცაა Google Sheets ან Excel Online, შენახვა არ არის პრობლემა. ამ პროგრამებს არ აქვთ შენახვის ვარიანტი. ამის ნაცვლად, ელცხრილები ავტომატურად ინახება თქვენს ღრუბლოვან ანგარიშში ავტოშენახვის ფუნქციით.
დესკტოპის ცხრილების პროგრამებისთვის შეინახეთ სამუშაო ორი ან სამი ცვლილების შემდეგ. მაგალითად, შეინახეთ მონაცემების დამატების, სვეტების სათაურების ფორმატირების ან ფორმულის შეყვანის შემდეგ. მინიმუმ, შეინახეთ თქვენი სამუშაო ყოველ ორ-სამ წუთში.
მიუხედავად იმისა, რომ კომპიუტერების და კომპიუტერული პროგრამული უზრუნველყოფის სტაბილურობა დროთა განმავლობაში მკვეთრად გაუმჯობესდა, პროგრამული უზრუნველყოფა მაინც იშლება, ხდება ელექტროენერგიის უკმარისობა და სხვა ადამიანები ხანდახან თქვენს დენის კაბელს აჭიანურებენ და იღებენ მას კედლის სოკეტიდან. და როდესაც უბედური შემთხვევა ხდება, მონაცემთა დაკარგვა ზრდის თქვენს დატვირთვას, რადგან თქვენ აღადგენთ იმას, რაც უკვე გააკეთეთ.
Excel-ს აქვს ავტომატური შენახვის ფუნქცია, რომელიც ჩვეულებრივ ძალიან კარგად მუშაობს, მაგრამ მასზე სრულად არ უნდა დაეყრდნოთ. შექმენით თქვენი მონაცემების დაცვა ხშირი შენახვით.
შენახვის მალსახმობი
თქვენ არ გჭირდებათ მაუსის გადატანა ლენტზე და დააწკაპუნეთ ხატულებზე თქვენი სამუშაოს შესანახად. ამის ნაცვლად, მიიღე ჩვევა დაზოგოს კლავიატურის მალსახმობების კომბინაციის გამოყენებით. როდესაც გსურთ თქვენი სამუშაო ფურცლის შენახვა, დააჭირეთ Ctrl+ S.
დაზოგე ორ ადგილას
ასევე მნიშვნელოვანია შეინახოთ თქვენი მონაცემები ორ სხვადასხვა ადგილას. მეორე ადგილმდებარეობა არის სარეზერვო. საუკეთესო სარეზერვო ასლი არის ის, რომელიც მდებარეობს ორიგინალისგან განსხვავებულ ფიზიკურ ადგილას.
თქვენი სამუშაო წიგნების სარეზერვო ასლის შენახვისას, განიხილეთ ფაილების თქვენს ღრუბლოვან ანგარიშში შენახვა. როდესაც სამუშაო წიგნები ინახება თქვენს კომპიუტერში და ღრუბელში, თქვენ გექნებათ არა მხოლოდ სარეზერვო ასლი ღრუბელში, არამედ ღრუბელი შექმნილია ზედმეტი სარეზერვო ასლებით, რაც იმას ნიშნავს, რომ თქვენი მონაცემები ინახება რამდენიმე სერვერზე.
Cloud-ზე დაფუძნებული სარეზერვო ასლები
კიდევ ერთხელ, სარეზერვო ასლის შექმნა არ უნდა იყოს შრომატევადი ამოცანა.
თუ უსაფრთხოება არ არის პრობლემა, მაგალითად, თუ სამუშაო ფურცელი არის თქვენი DVD-ების სია, ალბათ საკმარისია თქვენთვის ასლის ელფოსტით გაგზავნა. თუ უსაფრთხოების პრობლემაა, ღრუბლოვანი საცავი არის ვარიანტი.
ონლაინ ცხრილების შემთხვევაში, პროგრამის მფლობელები ქმნიან სარეზერვო ასლებს თავიანთ სერვერებზე და ეს მოიცავს მომხმარებლის ყველა მონაცემს. მაგრამ უსაფრთხოებისთვის, ჩამოტვირთეთ ფაილის ასლი თქვენს კომპიუტერში.
არ გამოიყენოთ რიცხვები, როგორც სვეტების სათაურები და არ ჩართოთ ერთეულები მონაცემებთან
გამოიყენეთ სათაურები სვეტების ზედა და მწკრივების დასაწყისში თქვენი მონაცემების იდენტიფიცირებისთვის, სათაურები ამარტივებს ისეთ ოპერაციებს, როგორიცაა დახარისხება. მაგრამ ნუ გამოიყენებთ ნომრებს, როგორიცაა 2012, 2013 და ასე შემდეგ, როგორც სათაურები.
როგორც ზემოთ მოცემულ სურათზეა ნაჩვენები, სვეტების და სტრიქონების სათაურები, რომლებიც რიცხვებია, შეიძლება უნებლიედ შევიდეს გამოთვლებში. თუ თქვენი ფორმულები შეიცავს ფუნქციებს, რომლებიც ავტომატურად ირჩევენ მონაცემების დიაპაზონს ფუნქციის არგუმენტისთვის, როგორიცაა AutoSum, სვეტების სათაურების რიცხვები გამოიწვევს პრობლემას.
როგორც წესი, ასეთი ფუნქციები, რომლებიც ასევე მოიცავს AutoMax-ს და AutoAverage-ს, ჯერ ეძებენ რიცხვების სვეტებს და შემდეგ იყურებიან მარცხნივ რიცხვების რიგზე. ნებისმიერი სათაური, რომელიც არის რიცხვი, შედის არჩეულ დიაპაზონში.
რიცხვები, რომლებიც გამოიყენება მწკრივის სათაურებად, შეიძლება შეცდომით ჩაითვალოს სხვა მონაცემთა სერიად, თუ არჩეულია დიაპაზონის ნაწილად, ვიდრე ღერძების ლეიბლებად.
დააფორმეთ ნომრები სათაურის უჯრედებში, როგორც ტექსტი ან შექმენით ტექსტური ლეიბლები თითოეულ რიცხვზე წინ აპოსტროფით ('), როგორიცაა '2012 და '2013. აპოსტროფი არ ჩანს უჯრედში, მაგრამ ის ცვლის რიცხვს ტექსტურ მონაცემად.
შეინახე ერთეულები სათაურებში
არ შეიყვანოთ ვალუტა, ტემპერატურა, მანძილი ან სხვა ერთეულები თითოეულ უჯრედში რიცხვითი მონაცემებით. თუ ამას აკეთებთ, არსებობს შანსი, რომ Excel ან Google Sheets თქვენს ყველა მონაცემს ტექსტად ნახონ.
სანაცვლოდ, მოათავსეთ ერთეულები სათაურებში სვეტის ზედა ნაწილში, რათა დარწმუნდეთ, რომ ეს სათაურები ტექსტის ფორმატშია და არ შექმნიან პრობლემას.
ტექსტი მარცხნივ, ნომრები მარჯვნივ
სწრაფი გზა იმის გასაგებად, გაქვთ თუ არა ტექსტური ან რიცხვითი მონაცემები არის უჯრედში მონაცემების გასწორების შემოწმება. ნაგულისხმევად, ტექსტის მონაცემები გასწორებულია მარცხნივ Excel-ში და Google Sheets-ში, ხოლო რიცხვითი მონაცემები უჯრედში მარჯვნივ.
მიუხედავად იმისა, რომ ეს ნაგულისხმევი გასწორება შეიძლება შეიცვალოს, ფორმატირება უნდა იქნას გამოყენებული ყველა მონაცემისა და ფორმულის შეყვანის შემდეგ. ნაგულისხმევი გასწორება გაძლევს წარმოდგენას, არის თუ არა მონაცემები სწორად ფორმატირებული სამუშაო ფურცელში.
პროცენტი და ვალუტის სიმბოლოები
სამუშაო ფურცელში მონაცემების შეყვანის საუკეთესო პრაქტიკა არის ჩვეულებრივი ნომრის შეყვანა და შემდეგ უჯრედის ფორმატირება, რომ რიცხვი სწორად გამოსახოს, მაგალითად, პროცენტულად ან ვალუტად.
Excel და Google Sheets ამოიცნობენ პროცენტულ სიმბოლოებს, რომლებიც აკრეფილია უჯრედში რიცხვთან ერთად. ეს აპლიკაციები ასევე იღებენ საერთო ვალუტის სიმბოლოებს, როგორიცაა დოლარის ნიშანი ($) ან ბრიტანული ფუნტის სიმბოლო (£), თუ მათ უჯრედში აკრიფებთ ციფრულ მონაცემებთან ერთად, მაგრამ სხვა ვალუტის სიმბოლოებს, როგორიცაა სამხრეთ აფრიკის რენდი (R), ინტერპრეტირებულია როგორც ტექსტი.
პოტენციური პრობლემების თავიდან ასაცილებლად, შეიყვანეთ თანხა და შემდეგ ვალუტის სიმბოლოს აკრეფის ნაცვლად უჯრედის ფორმატირება.
გამოიყენეთ უჯრედების მითითებები და დასახელებული დიაპაზონები ფორმულებში
როგორც უჯრედის მითითებები, ასევე დასახელებული დიაპაზონები შეიძლება იყოს და უნდა იქნას გამოყენებული ფორმულებში, რათა ფორმულები და მთელი სამუშაო ფურცელი არ იყოს შეცდომები და განახლებული.
უჯრედის მითითებები არის უჯრედის სვეტის ასო და რიგის ნომრის კომბინაცია, როგორიცაა A1, B23 და W987. უჯრედის მითითებები განსაზღვრავს მონაცემთა მდებარეობას სამუშაო ფურცელში.
დასახელებული დიაპაზონი ან განსაზღვრული სახელი ჰგავს უჯრედის მითითებას, რადგან ის გამოიყენება სამუშაო ფურცლის უჯრედის ან უჯრედების დიაპაზონის იდენტიფიცირებისთვის.
მონაცემების მითითება ფორმულებში
ფორმულები გამოიყენება Excel-ში ისეთი გამოთვლების შესასრულებლად, როგორიცაა შეკრება ან გამოკლება.
თუ რეალური რიცხვები არის ფორმულებში, როგორიცაა:
=5 + 3
ყოველთვის, როცა მონაცემები იცვლება, თქვენ უნდა შეცვალოთ ფორმულა. ასე რომ, თუ ახალი რიცხვები არის 7 და 6, ფორმულა ხდება:
=7 + 6
ალტერნატიულად, თუ შეიყვანთ მონაცემებს სამუშაო ფურცელში არსებულ უჯრედებში, გამოიყენეთ უჯრედების მითითებები ან დიაპაზონის სახელები ფორმულაში და არა რიცხვებში.
თუ შეიყვანთ რიცხვს 5 A1 უჯრედში და 3 უჯრედში A2, ფორმულა გახდება:
=A1 + A2
მონაცემების განახლებისთვის, თქვენ შეცვლით A1 და A2 უჯრედების შიგთავსს, მაგრამ შეინარჩუნეთ ფორმულა ისე, როგორც არის. Excel ავტომატურად ანახლებს ფორმულის შედეგებს.
ეს მეთოდი გამოსადეგია, როდესაც სამუშაო ფურცელი შეიცავს რთულ ფორმულებს და როდესაც მრავალი ფორმულა მიუთითებს ერთსა და იმავე მონაცემებზე. შემდეგ თქვენ შეცვლით მონაცემებს მხოლოდ ერთ ადგილას, რაც თავის მხრივ განაახლებს მასზე მითითებულ ფორმულებს.
უჯრედების მითითებები და დასახელებული დიაპაზონები ასევე ხდის სამუშაო ფურცლებს უფრო უსაფრთხოს ფორმულების შემთხვევითი ცვლილებებისგან დასაცავად, ხოლო მონაცემთა უჯრედები, რომლებიც იცვლება.
ბოლო ხაზი
Excel-ისა და Google Sheets-ის კიდევ ერთი მახასიათებელია ის, რომ უჯრედების მითითებები ან დიაპაზონის სახელები შეიძლება შეიყვანოთ ფორმულებში მითითების გამოყენებით, რაც გულისხმობს უჯრედზე დაწკაპუნებას მითითების ფორმულაში შესაყვანად. მითითება ამცირებს შეცდომების შესაძლებლობას, რომელიც გამოწვეულია უჯრედის არასწორი მითითების აკრეფით ან დიაპაზონის სახელის არასწორი მართლწერით.
გამოიყენეთ დასახელებული დიაპაზონები მონაცემების ასარჩევად
დაკავშირებული მონაცემების არეალის სახელის მინიჭება აადვილებს მონაცემების შერჩევას, რომლებიც იქნება დახარისხებული ან გაფილტრული.
თუ მონაცემთა არეალის ზომა შეიცვლება, შეცვალეთ დასახელებული დიაპაზონი Name Manager-ით.
არ დატოვოთ ფორმულების შემცველი უჯრედები განბლოკილი
მას შემდეგ, რაც ამდენი დრო დახარჯავს მათი ფორმულების გასწორებასა და უჯრედების სათანადო მითითებების გამოყენებას, ბევრი ადამიანი უშვებს შეცდომას და ტოვებს ამ ფორმულებს დაუცველს შემთხვევითი ან უნებლიე ცვლილებების მიმართ.
ჩაკეტეთ თქვენი ფორმულების შემცველი უჯრედები, თუ იყენებთ უჯრედების მითითებებს ან დასახელებულ დიაპაზონებს. საჭიროების შემთხვევაში, პაროლით დაიცავით უჯრედები მათი უსაფრთხოების შესანარჩუნებლად.
ამავდროულად, დატოვეთ მონაცემების შემცველი უჯრედები განბლოკილი, რათა მომხმარებლებმა შეძლონ ცვლილებების შეტანა და ელცხრილის განახლება.
სამუშაო ფურცლის ან სამუშაო წიგნის დაცვა ორეტაპიანი პროცესია:
- დარწმუნდით, რომ სწორი უჯრედები დაბლოკილია.
- დაიცავით სამუშაო ფურცელი პაროლის დამატებით.
დაალაგეთ თქვენი მონაცემები
დაახარისხეთ თქვენი მონაცემები მას შემდეგ რაც დაასრულებთ მათ შეყვანას. Excel-ში ან Google Sheets-ში მცირე რაოდენობით დაუხარისხებელ მონაცემებთან მუშაობა, როგორც წესი, პრობლემას არ წარმოადგენს, მაგრამ როგორც ელცხრილი იზრდება, ძნელი ხდება მასთან ეფექტური მუშაობა.
დახარისხებული მონაცემები უფრო ადვილად გასაგები და გასაანალიზებელია. ზოგიერთი ფუნქცია და ინსტრუმენტი, როგორიცაა VLOOKUP და SUBTOTAL, საჭიროებს დახარისხებულ მონაცემებს ზუსტი შედეგების დასაბრუნებლად.
ასევე, დაალაგეთ თქვენი მონაცემები სხვადასხვა გზით, რათა აღმოაჩინოთ ტენდენციები, რომლებიც თავიდან აშკარა არ არის.
აირჩიეთ დასალაგებელი მონაცემები
Excel-მა უნდა იცოდეს ზუსტი დიაპაზონი, რომელიც გჭირდებათ დასალაგებლად, და განსაზღვრავს დაკავშირებული მონაცემების სფეროებს, თუ არსებობს:
- ცარიელი რიგები ან სვეტები დაკავშირებული მონაცემების არეალში არ არის.
- ცარიელი რიგები და სვეტები დაკავშირებული მონაცემების არეებს შორის.
Excel ასევე განსაზღვრავს, აქვს თუ არა მონაცემთა ზონას ველების სახელები და გამორიცხავს ამ მწკრივს დახარისხებისგან.
თუმცა, Excel-ის დახარისხების დიაპაზონის არჩევის უფლება შეიძლება იყოს სარისკო, განსაკუთრებით დიდი რაოდენობით მონაცემების შემთხვევაში, რომელთა შემოწმებაც რთულია.
გამოიყენეთ სახელები მონაცემთა ასარჩევად
სწორი მონაცემების არჩევის უზრუნველსაყოფად, მონიშნეთ დიაპაზონი დალაგების დაწყებამდე. თუ თქვენ გეგმავთ მონაცემთა ერთი და იგივე დიაპაზონის განმეორებით დახარისხებას, საუკეთესო მიდგომაა მისთვის სახელის მიცემა.
როდესაც მონაცემთა დასახელებული დიაპაზონის დახარისხებას ახდენთ, აკრიფეთ სახელი სახელის ველში ან აირჩიეთ ის ასოცირებული ჩამოსაშლელი სიიდან. Excel ავტომატურად ხაზს უსვამს მონაცემთა სწორ დიაპაზონს სამუშაო ფურცელში.
დამალული რიგებისა და სვეტების დახარისხება
Excel არ შეიცავს მონაცემთა დამალულ სტრიქონებს და სვეტებს დახარისხებისას, ამიტომ ეს რიგები და სვეტები უნდა იყოს დამალული, სანამ დახარისხება მოხდება. მაგალითად, თუ რიგი 7 დამალულია მონაცემთა დიაპაზონში, რომელიც დალაგდება, ის დარჩება მე-7 მწკრივად და არ გადავა თავის სწორ ადგილას დალაგებულ მონაცემებში.
იგივე ეხება მონაცემთა სვეტებს. სტრიქონების მიხედვით დალაგება გულისხმობს მონაცემთა სვეტების გადალაგებას, მაგრამ თუ სვეტი B დამალულია დახარისხებამდე, ის დარჩება B სვეტად დალაგების შემდეგ.
შეინახე ნომრები ნომრებად
შეამოწმეთ, რომ ყველა რიცხვი დაფორმატებულია რიცხვებად. თუ შედეგები არ არის ის, რასაც ელოდით, სვეტი შეიძლება შეიცავდეს ნომრებს, რომლებიც ინახება ტექსტად და არა რიცხვებად. მაგალითად, ზოგიერთი სააღრიცხვო სისტემიდან იმპორტირებული უარყოფითი რიცხვები ან წამყვანი აპოსტროფით შეყვანილი რიცხვი (') ინახება ტექსტად..
როდესაც მონაცემები სწრაფად დალაგდება A-Z ან Z-A ღილაკებით, შეიძლება ყველაფერი არასწორად წავიდეს. თუ მონაცემებში არის ცარიელი მწკრივი ან ცარიელი სვეტები, ზოგიერთი მონაცემი დალაგდება, ზოგი კი არა. უმარტივესი გზა იმის უზრუნველსაყოფად, რომ თქვენ შეარჩიეთ მონაცემების სწორი დიაპაზონი დახარისხებამდე არის მისთვის სახელის მიცემა.
თუ არჩეულია ერთი უჯრედი, Excel ავრცელებს არჩევანს დიაპაზონზე (ისევე როგორც Ctrl+ Shift+ დაჭერით 8 ) შემოიფარგლება ერთი ან მეტი ცარიელი სვეტითა და მწკრივით.შემდეგ ის იკვლევს პირველ რიგს არჩეულ დიაპაზონში, რათა დაადგინოს შეიცავს თუ არა სათაურის ინფორმაციას.
სვეტების სათაურები უნდა აკმაყოფილებდეს მკაცრ მითითებებს, სანამ Excel აღიარებს მას, როგორც სათაურს. მაგალითად, თუ სათაურის მწკრივში არის ცარიელი უჯრედები, Excel-მა შეიძლება იფიქროს, რომ ეს არ არის სათაური. ანალოგიურად, თუ სათაურის მწკრივი ფორმატირებულია ისევე, როგორც სხვა რიგები მონაცემთა დიაპაზონში, მაშინ Excel-მა შესაძლოა ვერ ამოიცნოს სათაური. გარდა ამისა, თუ მონაცემთა ცხრილი შედგება ტექსტისაგან და სათაურის სტრიქონი ტექსტის გარდა არაფერს შეიცავს, Excel ვერ ამოიცნობს სათაურის რიგს; სათაურის მწკრივი ჰგავს Excel-ის სხვა მონაცემთა მწკრივს.
Excel ახარისხებს მხოლოდ დიაპაზონის არჩევის შემდეგ და Excel განსაზღვრავს, არის თუ არა სათაურის მწკრივი. დალაგების შედეგები დამოკიდებულია იმაზე, აქვს თუ არა Excel სწორი დიაპაზონის შერჩევა და სათაურის მწკრივის განსაზღვრა. მაგალითად, თუ Excel არ ფიქრობს, რომ არსებობს სათაურის მწკრივი, მაშინ სათაური დალაგებულია მონაცემთა სხეულში.
იმისათვის, რომ დარწმუნდეთ, რომ თქვენი მონაცემთა დიაპაზონი სწორად არის აღიარებული, გამოიყენეთ Ctrl+ Shift+ 8მალსახმობი, რომ ნახოთ რას ირჩევს Excel.თუ ის არ ემთხვევა თქვენს მოლოდინს, მაშინ ან შეცვალეთ მონაცემების ხასიათი თქვენს ცხრილში, ან აირჩიეთ მონაცემთა დიაპაზონი Sort დიალოგური ფანჯრის გამოყენებამდე.
სათაურების სწორად ამოცნობის უზრუნველსაყოფად გამოიყენეთ Ctrl+ Shift+ 8 მალსახმობი მონაცემთა დიაპაზონის შესარჩევად, შემდეგ გადახედეთ პირველ რიგს. თუ სათაურს აქვს ცარიელი უჯრედები პირველ რიგში არჩეულ უჯრებს შორის, პირველი სტრიქონი დაფორმატებულია ისევე, როგორც მეორე მწკრივი, ან თქვენ აირჩიეთ ერთზე მეტი სათაურის მწკრივი, მაშინ Excel ვარაუდობს, რომ სათაურის მწკრივი არ არის. ამის გამოსასწორებლად, შეიტანეთ ცვლილებები სათაურის მწკრივში, რათა დარწმუნდეთ, რომ Excel ცნობს მათ.
თუ თქვენი მონაცემთა ცხრილი იყენებს მრავალ რიგის სათაურებს, Excel-ს შეიძლება გაუჭირდეს მათი ამოცნობა. პრობლემა რთულდება, როდესაც თქვენ ველით, რომ Excel შეიცავს ცარიელ რიგებს ამ სათაურში; უბრალოდ არ შეუძლია ამის გაკეთება ავტომატურად. თუმცა, თქვენ შეგიძლიათ აირჩიოთ დასალაგებელი რიგები დახარისხებამდე. სხვა სიტყვებით რომ ვთქვათ, იყავით კონკრეტული, თუ რისი დახარისხება გსურთ Excel-ში; ნუ მისცემთ Excel-ს უფლებას გამოთქვას ვარაუდები თქვენთვის.
შენახვა თარიღები და დრო ტექსტის სახით
თუ თარიღის მიხედვით დახარისხების შედეგები არ გამოვა ისე, როგორც მოსალოდნელია, სვეტის მონაცემები, რომელიც შეიცავს დალაგების კლავიშს, შეიძლება შეიცავდეს თარიღებს ან დროებს, რომლებიც ინახება ტექსტურ მონაცემებად და არა რიცხვებად (თარიღები და დროები არის ფორმატირებული რიცხვითი მონაცემები).
ზემოთ სურათზე ა. პეტერსონის ჩანაწერი სიის ბოლოში აღმოჩნდა, როდესაც სესხის აღების თარიღიდან გამომდინარე, 2014 წლის 5 ნოემბერი, ის უნდა იყოს ა. უილსონის რეკორდზე მაღლა, რაც ასევე აქვს სესხის აღების თარიღი 5 ნოემბერი. მოულოდნელი შედეგების მიზეზი არის ის, რომ ა. პეტერსონის სესხის თარიღი შენახული იყო ტექსტად და არა რიცხვად.
შერეული მონაცემები და სწრაფი დახარისხება
სწრაფი დახარისხების მეთოდის გამოყენებისას ჩანაწერებით, რომლებიც შეიცავს ტექსტსა და რიცხვებს, Excel ახარისხებს რიცხვებსა და ტექსტურ მონაცემებს ცალ-ცალკე, ათავსებს ჩანაწერებს ტექსტური მონაცემებით დახარისხებული სიის ბოლოში.
Excel-მა შესაძლოა ასევე შეიცავდეს სვეტების სათაურებს დალაგების შედეგებში, მათი ინტერპრეტაცია როგორც ტექსტის მონაცემების კიდევ ერთი მწკრივი და არა როგორც მონაცემთა ცხრილის ველების სახელები.
დალაგების გაფრთხილებები
დალაგების დიალოგური ფანჯრის გამოყენებისას, თუნდაც ერთ სვეტზე დალაგებისთვის, Excel-მა შეიძლება გამოაჩინოს გაფრთხილება, რომ წააწყდა ტექსტის სახით შენახულ მონაცემებს და იძლევა შემდეგ ვარიანტებს:
- დაალაგეთ ყველაფერი, რაც რიცხვს ჰგავს.
- დაალაგეთ ნომრები და ნომრები, რომლებიც ინახება ტექსტის სახით ცალკე.
პირველი ვარიანტი ათავსებს ტექსტურ მონაცემებს დახარისხების შედეგების სწორ ადგილას. მეორე ვარიანტი ათავსებს ჩანაწერებს, რომლებიც შეიცავს ტექსტურ მონაცემებს დახარისხების შედეგების ბოლოში, ისევე როგორც ეს ხდება სწრაფი დახარისხების შემთხვევაში.
