რა უნდა იცოდე
- გამოიყენეთ ესკიზები: გადადით ფაილი > Info > თვისებები > Advanced Properties > რეზიუმე და შეამოწმეთ მინიატურების შენახვა ყველა Word დოკუმენტისთვის.
- განახლების თვისებები: გადადით ფაილი > Info > თვისებები > Advanced Properties > რეზიუმე . შეიყვანეთ კომენტარები, საკვანძო სიტყვები და სხვა ინფორმაცია.
- სხვა რჩევები: შექმენით საქაღალდეები თქვენი Word ფაილების შესანახად და დასალაგებლად და გამოიყენეთ ფაილების დასახელების სისტემა, რათა სწრაფად იპოვოთ თქვენთვის სასურველი ფაილები.
ეს სტატია გთავაზობთ წინადადებებს თქვენი Microsoft Word ფაილების ორგანიზების შესახებ. ინსტრუქციები მოიცავს Word 2019-დან 2010 წლამდე და Word-ისთვის Microsoft 365.
შეინახეთ ყველა Word ფაილი ესკიზებით
Word ფაილების შენახვა წინასწარი გადახედვის სურათით ან ესკიზით აადვილებს თქვენთვის საჭირო დოკუმენტის ამოცნობას მისი გახსნის გარეშე.
Word-ის ყველა დოკუმენტის შესანახად წინასწარი გადახედვის ან მინიატურული სურათით:
-
Microsoft Word-ში გახსენით ცარიელი ან არსებული დოკუმენტი, შემდეგ გადადით ფაილი ჩანართზე.
Image -
აირჩიეთ ინფორმაცია.
Image -
აირჩიეთ Properties ჩამოსაშლელი ისარი და აირჩიეთ Advanced Properties.
Image -
თვისებები დიალოგურ ფანჯარაში გადადით Summary ჩანართზე.
Image -
აირჩიეთ მინიატურების შენახვა ყველა Word დოკუმენტისთვის მოსანიშნი ველი.
Image -
აირჩიეთ OK.
Image
Word დოკუმენტის თვისებების განახლება
თუ მუშაობთ რამდენიმე Word დოკუმენტთან, რომლებსაც აქვთ მსგავსი სახელები და მდებარეობა, გამოიყენეთ Word დოკუმენტის თვისებების ფუნქცია.
-
გახსენით დოკუმენტი, რომელსაც გსურთ დაამატოთ აღწერილობითი თვისებები, შემდეგ გადადით ფაილი ჩანართზე.
Image -
აირჩიეთ ინფორმაცია.
Image -
აირჩიეთ Properties ჩამოსაშლელი ისარი და აირჩიეთ Advanced Properties.
Image -
თვისებები დიალოგურ ფანჯარაში გადადით Summary ჩანართზე.
Image -
შეიყვანეთ კომენტარები, საკვანძო სიტყვები, კატეგორიები, სათაური და თემის ინფორმაცია, რათა დაგეხმაროთ თქვენი ფაილების გარჩევაში.
Image - აირჩიეთ OK ცვლილებების გამოსაყენებლად და დახურეთ დიალოგური ფანჯარა. როდესაც დგება ძიების დრო, Word-ს შეუძლია იპოვოთ ზუსტად ის, რაც გჭირდებათ.
შეადგინეთ საქაღალდეები თქვენს კომპიუტერში და გამოიყენეთ ისინი
დააყენეთ ერთი საქაღალდე თქვენი Word დოკუმენტებისთვის და დაარქვით მას ისეთი რამ, რაც არ დაგავიწყდებათ, როგორიცაა MyWordDocs შეავსეთ იგი საქაღალდეებით დასახელებული ისე, რომ თქვენთვის გასაგები იყოს, და გამოიყენეთ ეს საქაღალდეები თქვენი Word ფაილების შესანახად და დასალაგებლად. თუ თქვენ აწარმოებთ ყოველკვირეულ შეხვედრის ჩანაწერებს, მაგალითად, შექმენით საქაღალდე ამ ჩანაწერებისთვის და შეიტანეთ მასში დამატებითი საქაღალდეები თვეების ან წლების განმავლობაში.
თუ თქვენს კომპიუტერში გაქვთ Word-ის წლების დოკუმენტები და არ გაქვთ დრო, რომ გახსნათ თითოეული და გადაწყვიტეთ შეინახოთ თუ არა, შექმენით საქაღალდე ყოველი წლისთვის და გადაიტანეთ დოკუმენტები ამ საქაღალდეებში. ეს კარგი გზაა ძველი ფაილების შესანახად მანამ, სანამ არ გექნებათ დრო, რომ მოაწყოთ ფაილები თქვენთვის შესაფერისი.
გამოიყენეთ ფაილების დასახელების თანმიმდევრული სისტემა
შექმენით დასახელების სისტემა, რათა სწრაფად იპოვოთ თქვენთვის სასურველი ფაილები. თქვენი ფაილების დასახელების მრავალი გზა არსებობს. აირჩიეთ დასახელების სისტემა და გამოიყენეთ იგი თანმიმდევრულად.
აქ არის რამდენიმე შემოთავაზება:
- შეიტანეთ დოკუმენტის ტიპი ფაილის სახელში, მაგალითად, კონტრაქტი, იჯარა ან საინფორმაციო ბიულეტენი. ამ გზით თქვენ შეგიძლიათ შეხედოთ ფაილის სახელს ფაილის საპოვნელად.
- დაიწყეთ ფაილის სახელი კლიენტის სახელით (ან მიმღების გვარით, თუ დოკუმენტები ასოებით არის).
- მიიტანეთ თარიღი ფაილის სახელში.
წაიღე დრო
თუ თქვენი კომპიუტერის მყარ დისკზე დაბალია საცავი, ნუ შეასრულებთ თქვენს ორგანიზაციულ ამოცანებს ერთდროულად. დაყავით სამუშაო ნაწილებად და დაუთმეთ მასზე მუშაობას დღეში 15 წუთი.
თქვენს კომპიუტერში Word ფაილების ორგანიზებისას, ჩადეთ თითოეული ფაილი თქვენს მიერ შექმნილ ერთ-ერთ საქაღალდეში, შექმენით ახალი საქაღალდე ან წაშალეთ ფაილები, რომლებიც აღარ გჭირდებათ. თუ არ ხართ დარწმუნებული რა უნდა გააკეთოთ ფაილთან, ჩადეთ ის საქაღალდეში სახელწოდებით HoldUntilDate და აირჩიეთ მომავალში თარიღი, რომ თუ ამ დროისთვის საქაღალდე არ გაგიხსნიათ, კომფორტულად ვიგრძნობ მის წაშლას.
რა ტიპის საქაღალდეები არ უნდა გააკეთოთ, ჩადეთ ეს საქაღალდე თქვენს მთავარ Word საქაღალდეში, ასე რომ თქვენ იცით სად უნდა მოიძიოთ.
