რა უნდა იცოდე
- თქვენი ფაილების გაციფრებამდე შექმენით საქაღალდეები და ქვესაქაღალდეები ფაილების ორგანიზებისთვის.
- დარწმუნდით, რომ სკანერს ან პრინტერს აქვს ოპტიკური სიმბოლოების ამოცნობის (OCR) პროგრამული უზრუნველყოფა და რომ თქვენ გაქვთ დაინსტალირებული OCR პროგრამული უზრუნველყოფა.
- პროცესი განსხვავებულია იმისდა მიხედვით, გსურთ დოკუმენტის სკანირება Mac-ზე თუ დოკუმენტის სკანირება Windows-ზე.
ქაღალდის დოკუმენტების დიგიტალიზაცია დაგეხმარებათ თქვენი მნიშვნელოვანი დოკუმენტაციის ორგანიზებაში. ციფრული ფაილები, PDF-ების ჩათვლით, შეიძლება გარდაიქმნას საძიებელ ფაილებად ოპტიკური სიმბოლოების ამოცნობის (OCR) პროგრამული უზრუნველყოფის გამოყენებით, რომელიც ჩვეულებრივ მოყვება პრინტერს.ეს ნიშნავს, რომ თქვენი ინფორმაცია ადგილს არ იკავებს და მისი პოვნა უფრო ადვილია. ასევე, შეგიძლიათ შეინახოთ თქვენი ციფრული ფაილები CD-ზე ან DVD-ზე, ფლეშ დრაივზე, ონლაინ საცავში. აი, როგორ მოაწყოთ თქვენი დასკანირებული დოკუმენტები.
როგორ გამოვიყენოთ სკანერი ორგანიზებისთვის
აქ არის რამდენიმე ნაბიჯი, რომლის გადადგმაც შეგიძლიათ თქვენი ბიზნესის ან სახლის ორგანიზებისთვის სკანერის გამოყენებით. ამ სამუშაოს შესასრულებლად დაგჭირდებათ დოკუმენტის სკანერი. არ არის აუცილებელი, რომ ეს იყოს ძვირი ან ლამაზი. თუ არ გაქვთ, დაიწყეთ ფოტოების სკანერებისა და დოკუმენტების სკანერების მიმოხილვით საუკეთესო შესყიდვებისთვის.
თუ არ გსურთ ცალკე სკანერი, იაფფასიანი ყველა-ერთში პრინტერი შეასრულებს საქმეს.
-
გაიარეთ თქვენი საბუთები და გადაწყვიტეთ, რისი გაციფრულება და უსაფრთხოდ გადაყრა შეგიძლიათ.
ამას სავარაუდოდ გარკვეული დრო დასჭირდება. საჭიროების შემთხვევაში იმუშავეთ მცირე ნამატებით.
-
თქვენი ფაილების გაციფრებამდე შექმენით საქაღალდეები და ქვესაქაღალდეები ფაილების შესანახად. იფიქრეთ თქვენთვის საჭირო კატეგორიებზე და შექმენით საქაღალდე თითოეულისთვის. განათავსეთ საკრედიტო ბარათის ქვითრები ერთ საქაღალდეში, მანქანის დაზღვევის დოკუმენტაცია მეორეში. ტელეფონის გადასახადები, სასურსათო ქვითრები, სახლის სარემონტო გადასახადები და ა.შ. შეიძლება განთავსდეს ცალკეულ საქაღალდეებში. თითოეულ საქაღალდეში შექმენით ქვესაქაღალდეები ყოველი წლის (ან თვისთვის). უფრო ადვილია ორგანიზებული სისტემით დაწყება და სწორ ფაილში ახალი დოკუმენტაციის დამატება, ვიდრე სისტემის გადაწყობა ყოველ ჯერზე ახალი ქვითრის დასკანერებისას.
Windows-ში ახალი საქაღალდის შესაქმნელად, დააწკაპუნეთ მაუსის მარჯვენა ღილაკით სამუშაო მაგიდაზე და აირჩიეთ New > Folder გაიმეორეთ ეს ნაბიჯი ახალში ყოფნისას. საქაღალდე ქვესაქაღალდის შესაქმნელად. Mac-ში ახალი საქაღალდის შესაქმნელად აირჩიეთ File > New Folder, ან დააჭირეთ Shift+ ბრძანება +N
-
დარწმუნდით, რომ სკანერს ან პრინტერს მოყვება ოპტიკური სიმბოლოების ამოცნობის (OCR) პროგრამული უზრუნველყოფა. ეს საშუალებას გაძლევთ დაასკანიროთ დოკუმენტები PDF ფორმატში და დაარედაქტიროთ ფაილები. დიდი შანსია, რომ თქვენს Windows კომპიუტერზე დაინსტალირებული იყოს კარგი OCR პროგრამული უზრუნველყოფა.
თუ OCR პროგრამა არ არის დაინსტალირებული თქვენს კომპიუტერში, ABBYY FineReader და Adobe Acrobat Pro DC პოპულარული არჩევანია.
-
დროა თქვენი დოკუმენტების სკანირება. ზუსტად როგორ აკეთებთ ამას დამოკიდებულია თქვენს მიერ გამოყენებული სკანერისა და პროგრამული უზრუნველყოფის ტიპზე.
Lifewire-ს აქვს სახელმძღვანელოები დოკუმენტების სკანირებისთვის Windows-სა და Mac-ზე.
- როდესაც დაასრულებთ დოკუმენტების დიგიტალიზაციას, გაითვალისწინეთ ფიზიკური დოკუმენტაცია. დარწმუნდით, რომ ავტომატურად სკანირებთ დოკუმენტებს ყოველ ჯერზე, როდესაც მიიღებთ ახალ ქვითრებს ან დოკუმენტებს. წინააღმდეგ შემთხვევაში, საბუთები კვლავ დაიწყებს გროვას.
