რა უნდა იცოდე
- პირველ რიგში, დაალაგეთ მონაცემები ერთ Excel ფურცლად.
- შემდეგ, Word-ში აირჩიეთ წერილები > ფოსტის შერწყმის დაწყება > აირჩიეთ ტიპი. წერილები > აირჩიეთ მიმღებები > გამოიყენეთ არსებული სია > გახსენით ფურცელი..
- დაბოლოს, გააერთიანეთ ველები Word-ში, გადადით Mailings > Insert Merge Field. აირჩიეთ ველი და დააჭირეთ Insert.
ეს სტატია განმარტავს, თუ როგორ გამოვიყენოთ ფოსტის შერწყმის ფუნქცია Microsoft Word-სა და Excel-ში Word დოკუმენტის ტექსტის გაერთიანებისთვის მონაცემთა წყაროს დოკუმენტთან, როგორიცაა ცხრილი.ამ სტატიის ინსტრუქციები ვრცელდება Word-ზე Microsoft 365, Word 2019, Word 2016, Word 2013 და Word 2010-ისთვის.
მოამზადეთ მონაცემები ფოსტის შერწყმისთვის
Word ფოსტის შერწყმის ფუნქცია შეუფერხებლად მუშაობს Excel-ის მონაცემებთან. მიუხედავად იმისა, რომ თქვენ შეგიძლიათ შექმნათ მონაცემთა წყარო Word-ში, ამ მონაცემების გამოყენების ვარიანტები შეზღუდულია. თუ თქვენ გაქვთ დაგზავნის სიის მონაცემები ელცხრილში, არ არის საჭირო ინფორმაციის ხელახლა ჩაწერა Word-ის მონაცემთა წყაროში.
შეგიძლიათ გამოიყენოთ Excel-ის ნებისმიერი სამუშაო ფურცელი Word-ის ფოსტის შერწყმის ფუნქციაში რაიმე განსაკუთრებული მომზადების გარეშე. თუმცა ფოსტის შერწყმის პროცესში შეცდომების თავიდან ასაცილებლად, კარგი იდეაა მონაცემების ორგანიზება ელცხრილში.
დარწმუნდით, რომ ნებისმიერი ცვლილება, რომელსაც აპირებთ ელცხრილში, დასრულებულია ფოსტის შერწყმის დაწყებამდე. როგორც კი შერწყმა დაიწყება, ნებისმიერი ცვლილების შეტანამ შეიძლება გამოიწვიოს შეცდომები ფოსტის შერწყმისას.
ელცხრილის მონაცემების ორგანიზება
მოაწყეთ თქვენი Excel დაგზავნის სიის მონაცემები რიგებად და სვეტებად. იფიქრეთ თითოეულ მწკრივზე, როგორც ერთ ჩანაწერად და თითოეული სვეტი, როგორც ველი, რომლის ჩასმასაც აპირებთ თქვენს დოკუმენტში.
- დაათავსეთ ყველა მონაცემი ერთ ფურცელზე: საფოსტო სიის მონაცემები, რომლის გამოყენებასაც აპირებთ ფოსტის შერწყმისთვის, უნდა იყოს ერთ ფურცელზე. თუ ის რამდენიმე ფურცელზეა გავრცელებული, დააკავშირეთ ფურცლები ან შეასრულეთ რამდენიმე ფოსტის შერწყმა. ასევე, დარწმუნდით, რომ ფურცლები მკაფიოდ არის დასახელებული, რადგან თქვენ უნდა აირჩიოთ ის, რომლის გამოყენებასაც აპირებთ მისი ნახვის გარეშე.
- შექმენით სათაური რიგი: შექმენით სათაურის მწკრივი ფურცლისთვის, რომლის გამოყენებასაც აპირებთ ფოსტის შერწყმისთვის. სათაურის მწკრივი არის მწკრივი, რომელიც შეიცავს ეტიკეტებს, რომლებიც იდენტიფიცირებენ მის ქვეშ არსებულ უჯრედებში არსებულ მონაცემებს. Excel-ისთვის მონაცემებისა და ეტიკეტების დიფერენცირების გასაადვილებლად, გამოიყენეთ თამამი ტექსტი, უჯრედის საზღვრები და უჯრედების დაჩრდილვა, რომლებიც უნიკალურია სათაურის მწკრივში. ასევე, დარწმუნდით, რომ თქვენს მიერ არჩეული სათაურები ემთხვევა შერწყმის ველების სახელებს, რაც ასევე ამცირებს შეცდომის ალბათობას.
- რიცხვითი მონაცემების სწორად ფორმატირება: დარწმუნდით, რომ ქუჩების ნომრები და საფოსტო ინდექსები სწორად არის ფორმატირებული ისე, როგორც უნდა გამოჩნდეს ფოსტის შერწყმის დასრულების შემდეგ. რიცხვების არასწორმა ფორმატირებამ შეიძლება გამოიწვიოს შეცდომები შერწყმისას.
როგორ მიუთითოთ ფოსტის შერწყმის მიმღებთა სია
აი, როგორ დააკავშიროთ თქვენი მომზადებული Excel სამუშაო ფურცელი, რომელიც შეიცავს თქვენს საფოსტო სიას თქვენს Word დოკუმენტთან:
-
Word-ში გახსენით დოკუმენტი, რომელსაც გამოიყენებთ თქვენი ფოსტის შერწყმის შაბლონად. ეს შეიძლება იყოს ახალი დოკუმენტი ან არსებული დოკუმენტი. აირჩიეთ წერილები > ფოსტის შერწყმის დაწყება.
Image -
აირჩიეთ შერწყმის ტიპი, რომლის განხორციელებაც გსურთ. თქვენი ვარიანტებია
- წერილები
- ელფოსტის შეტყობინებები
- კონვერტები
- წერილები
- ცნობარი
თუ გსურთ, ასევე შეგიძლიათ გამოიყენოთ Mail Merge Wizard თქვენი ფოსტის შერწყმის შესაქმნელად. ამ მაგალითისთვის, ჩვენ გავივლით ნაბიჯებს ფოსტის შერწყმის ხელით შესაქმნელად.
-
შემდეგ, გადადით Mailings ჩანართზე და აირჩიეთ აირჩიეთ მიმღებები > გამოიყენეთ არსებული სია.
Image - გადადით და აირჩიეთ Excel ფაილი, რომელიც მოამზადეთ ფოსტის შერწყმისთვის, შემდეგ აირჩიეთ გახსნა.
-
თუ Word მოგთხოვთ, აირჩიეთ Sheet1$ > OK.
თუ თქვენს Excel-ს აქვს სვეტების სათაურები, აირჩიეთ მონაცემთა პირველი რიგი შეიცავს სვეტის სათაურებს მონიშვნა.
შექმენით ან შეცვალეთ ფოსტის შერწყმის დოკუმენტი
თქვენი Excel-ის ელცხრილით, რომელიც დაკავშირებულია ფოსტის შერწყმის დოკუმენტთან, რომელსაც ქმნით Word-ში, დროა შეცვალოთ თქვენი Word დოკუმენტი.
ამჯერად Excel-ში მონაცემების წყაროში ცვლილებების შეტანა შეუძლებელია. მონაცემებში ცვლილებების შესატანად დახურეთ დოკუმენტი Word-ში, სანამ არ გახსნით მონაცემთა წყაროს Excel-ში.
ჩასვით შერწყმის ველები თქვენს დოკუმენტში
Word-ში აირჩიეთ წერილები > ჩასვით შერწყმის ველი, რათა ინფორმაცია ამოიღოთ ელცხრილიდან დოკუმენტში. აირჩიეთ ველი, რომლის დამატებაც გსურთ (სახელი, გვარი, ქალაქი, შტატი ან სხვა), შემდეგ აირჩიეთ Insert.
ფოსტის შერწყმის დოკუმენტების ნახვა
Word არ ახორციელებს ფორმატირებას მონაცემთა წყაროდან დოკუმენტში გაერთიანების ველების ჩასმისას. თუ გსურთ გამოიყენოთ ისეთი ფორმატი, როგორიცაა დახრილი, თამამი ან ხაზგასმული, გააკეთეთ ეს Word-ში.
დოკუმენტის ველებით ნახვისას აირჩიეთ ორმაგი ისრები ველის ორივე მხარეს, სადაც გსურთ ფორმატირების გამოყენება. დოკუმენტში გაერთიანებული მონაცემების ნახვისას მონიშნეთ ტექსტი, რომლის შეცვლაც გსურთ.
ფორმატირების ნებისმიერი ცვლილება ხდება ყველა გაერთიანებულ დოკუმენტში და არა მხოლოდ შერწყმის დოკუმენტში, რომელშიც ის შეცვალეთ.
გაერთიანებული დოკუმენტების გადახედვა
გაერთიანებული დოკუმენტების გადახედვისთვის, გადადით Mailings > წინასწარი გადახედვის შედეგები. ეს ღილაკი მუშაობს გადართვის გადამრთველის მსგავსად, ასე რომ, თუ გსურთ დაბრუნდეთ მხოლოდ ველების და არა მათში შემავალი მონაცემების სანახავად, კვლავ დააჭირეთ მას.
ნავიგაცია გაერთიანებულ დოკუმენტებში ფოსტის ჩანართზე ღილაკების გამოყენებით. ისინი არიან მარცხნიდან მარჯვნივ: პირველი ჩანაწერი, წინა ჩანაწერი, გადასვლა ჩანაწერზე,შემდეგი ჩანაწერი და ბოლო ჩანაწერი.
დოკუმენტების გაერთიანებამდე, გადახედეთ მათ ყველა ან რამდენიც შეგიძლიათ, რათა დაადასტუროთ, რომ ყველაფერი გაერთიანდა სწორად. განსაკუთრებული ყურადღება მიაქციეთ პუნქტუაციას და დაშორებას გაერთიანებული მონაცემების ირგვლივ.
დაასრულეთ ფოსტის შერწყმის დოკუმენტი
როდესაც მზად ხართ დოკუმენტების გაერთიანებისთვის, გაქვთ ორი არჩევანი:
- დოკუმენტების ბეჭდვა: შეაერთეთ დოკუმენტები პრინტერთან. თუ აირჩევთ ამ ვარიანტს, დოკუმენტები იგზავნება პრინტერში ყოველგვარი ცვლილების გარეშე. ამისათვის აირჩიეთ წერილები> დასრულება და შერწყმა > > დოკუმენტების ამობეჭდვა..
- ინდივიდუალური დოკუმენტების რედაქტირება: თუ გჭირდებათ ზოგიერთი ან ყველა დოკუმენტის პერსონალიზირება (ალტერნატივა არის შენიშვნის ველის დამატება მონაცემთა წყაროში პერსონალიზებული შენიშვნებისთვის) ან სხვა ცვლილებები დაბეჭდვამდე, შეცვალეთ თითოეული ცალკეული დოკუმენტი. ამისათვის აირჩიეთ წერილები > დასრულება და შერწყმა > ინდივიდუალური დოკუმენტების რედაქტირება
რომელი მეთოდიც არ უნდა აირჩიოთ, თქვენ წარმოგიდგენთ დიალოგურ ფანჯარას, სადაც შეგიძლიათ უთხრათ Word-ს შეაერთოს ყველა ჩანაწერი, მიმდინარე ჩანაწერი ან ჩანაწერების დიაპაზონი. აირჩიეთ ჩანაწერები, რომელთა დაბეჭდვაც გსურთ, შემდეგ აირჩიეთ OK.
თუ გსურთ დიაპაზონის შერწყმა, შეიყვანეთ საწყისი ნომერი და საბოლოო რიცხვი იმ ჩანაწერებისთვის, რომელთა შერწყმა გსურთ, შემდეგ აირჩიეთ OK.
