Excel-ს არ გააჩნია მონაცემთა მენეჯმენტის შესაძლებლობები მონაცემთა ბაზის რელაციური პროგრამების, როგორიცაა SQL Server და Microsoft Access. თუმცა, რისი გაკეთებაც მას შეუძლია, არის მარტივი მონაცემთა ბაზა, რომელიც ავსებს მონაცემთა მართვის მოთხოვნებს.
Excel-ში მონაცემები ორგანიზებულია სამუშაო ფურცლის რიგებისა და სვეტების გამოყენებით. ცხრილის ფუნქცია აადვილებს მონაცემების შეყვანას, რედაქტირებას და მანიპულირებას.
ეს ინსტრუქციები ვრცელდება Excel ვერსიებზე 2019, 2016, 2013, 2010 და Excel ვერსიებისთვის Microsoft 365.
მონაცემთა ბაზის პირობები: ჩანაწერები და ველები
მონაცემთა ბაზა არის დაკავშირებული ინფორმაციის კოლექცია, რომელიც ინახება ერთ ან მეტ კომპიუტერულ ფაილში. ხშირად მონაცემები ორგანიზებულია ცხრილებად ისე, რომ მათი ადვილად განახლება, დახარისხება, გასწორება და გაფილტვრა შესაძლებელია.
მარტივი მონაცემთა ბაზა, როგორიცაა Excel, ინახავს ყველა ინფორმაციას ერთი საგნის შესახებ ერთ ცხრილში. რელატიური მონაცემთა ბაზები, მეორე მხრივ, შედგება მრავალი ცხრილისგან, რომელთაგან თითოეული შეიცავს ინფორმაციას სხვადასხვა, მაგრამ დაკავშირებული თემების შესახებ.
ჩანაწერები
მონაცემთა ბაზის ტერმინოლოგიაში, ჩანაწერი ინახავს ყველა ინფორმაციას ან მონაცემს მონაცემთა ბაზაში ერთი კონკრეტული ობიექტის შესახებ. Excel-ში, სამუშაო ფურცლის თითოეული უჯრედი შეიცავს ინფორმაციის ან მნიშვნელობის ერთ ერთეულს.
ველები
მონაცემთა ბაზის ჩანაწერში ინფორმაციის თითოეული ელემენტი, როგორიცაა ტელეფონის ნომერი ან ქუჩის ნომერი, მოიხსენიება როგორც ველი. Excel-ში, სამუშაო ფურცლის ცალკეული უჯრედები ემსახურება როგორც ველებს, რადგან თითოეული უჯრედი შეიძლება შეიცავდეს ერთ ინფორმაციას ობიექტის შესახებ.
ველის სახელები
სასიცოცხლოდ მნიშვნელოვანია მონაცემთა ბაზის ორგანიზება, რათა შეძლოთ მონაცემების დახარისხება ან გაფილტვრა კონკრეტული ინფორმაციის მოსაძებნად. სვეტების სათაურების დამატება, რომლებიც ცნობილია როგორც ველების სახელები, აადვილებს მონაცემების იმავე თანმიმდევრობით შეყვანას თითოეული ჩანაწერისთვის.
ნიმუში მონაცემთა ბაზა
ზემოთ სურათზე, თითოეულ სტუდენტს აქვს ცალკე სტრიქონი ცხრილში, რომელიც შეიცავს მათ შესახებ არსებულ ყველა ინფორმაციას.
ზედიზედ თითოეული უჯრედი არის ველი, რომელიც შეიცავს ინფორმაციის ერთ ნაწილს. სათაურის მწკრივში ველების სახელები დაგეხმარებათ იმის უზრუნველსაყოფად, რომ მონაცემები დარჩეს ორგანიზებული, ყველა მოსწავლისთვის ერთსა და იმავე სვეტში შენახული ყველა მონაცემი კონკრეტულ თემაზე, როგორიცაა სახელი ან ასაკი.
Excel-ის მონაცემთა მართვის ინსტრუმენტები
დამატებით, Microsoft-ს აქვს მონაცემთა რამდენიმე ინსტრუმენტი, რათა გააადვილოს მუშაობა Excel-ის ცხრილებში შენახული დიდი რაოდენობით მონაცემებთან და დაეხმაროს მათ კარგ მდგომარეობაში შენარჩუნებას.
ჩანაწერების ფორმის გამოყენება
ერთ-ერთი ასეთი ინსტრუმენტია მონაცემთა ფორმა. შეგიძლიათ გამოიყენოთ ის 32-მდე ველის ან სვეტის შემცველ ცხრილებში ჩანაწერების მოსაძებნად, რედაქტირებისთვის, შეყვანის ან წასაშლელად.
ნაგულისხმევი ფორმა მოიცავს ველების სახელების ჩამონათვალს ცხრილში მათი დალაგების თანმიმდევრობით, რათა უზრუნველყოს მომხმარებლების მიერ ჩანაწერების სწორად შეყვანა. თითოეული ველის სახელის გვერდით არის ტექსტური ველი მონაცემთა ცალკეული ველების შესაყვანად ან რედაქტირებისთვის.
მიუხედავად იმისა, რომ შესაძლებელია მორგებული ფორმების შექმნა, ნაგულისხმევი ფორმის შექმნა და გამოყენება ხშირად საჭიროა.
წაშალეთ დუბლიკატი მონაცემთა ჩანაწერები
ყველა მონაცემთა ბაზის საერთო პრობლემაა მონაცემთა შეცდომები. მარტივი ორთოგრაფიული შეცდომების ან მონაცემთა გამოტოვებული ველების გარდა, მონაცემთა დუბლიკატი ჩანაწერები შეიძლება იყოს შემაშფოთებელი, რადგან მონაცემთა ცხრილი იზრდება ზომაში.
Excel-ის მონაცემთა სხვა ხელსაწყოების გამოყენება შესაძლებელია ამ დუბლიკატი ჩანაწერების მოსაშორებლად - ზუსტი ან ნაწილობრივი დუბლიკატები.
მონაცემების დახარისხება Excel-ში
დახარისხება ნიშნავს მონაცემების რეორგანიზაციას კონკრეტული თვისების მიხედვით, როგორიცაა ცხრილის ანბანურად დახარისხება გვარების მიხედვით ან ქრონოლოგიურად უძველესიდან უმცროსამდე.
Excel-ის დალაგების ვარიანტები მოიცავს დახარისხებას ერთი ან მეტი ველის მიხედვით, მორგებული დახარისხება, როგორიცაა თარიღის ან დროის მიხედვით, და დახარისხება რიგების მიხედვით, რაც შესაძლებელს ხდის ცხრილის ველების გადალაგებას.
